各单位、各部门：

　　合同是学校对外交流与合作的重要载体，亦是维权与资政的重要依据。为了确保合同档案的齐全完整，加强合同档案的规范化管理，按照《辽宁师范大学合同管理办法（试行）》（辽师大校发[2021]23号）和合同档案归档常态化要求，即日起收集各单位各部门2024年度形成的合同文件材料，现将归档有关事项通知如下：

　　一、归档范围

　　《辽宁师范大学合同管理办法（试行）》（辽师大校发[2021]23号）规定在学校法务办备案的2024年1月1日至2024年12月31日签订的合同（包括补充、变更合同）。

　　二、归档材料

　　根据《辽宁师范大学合同管理办法（试行）》（辽师大校发[2021]23号）附件3《辽宁师范大学合同归档材料明细》，结合我校合同签订工作实际，需归档如下合同材料：

　　1. 辽宁师范大学合同备案管理登记单（原件并加盖公章）；

　　2. 合同正本（纸质版原件）；

　　3. 合同审批申请（从OA系统下载打印后加盖部门公章）；

　　4. 我方身份证明文件（身份证明文件在空白处注明“合同归档专用”字样并加盖部门公章）；

　　5. 对方身份证明文件（身份证明文件在空白处注明“合同归档专用”字样并加盖部门公章）；

　　6. 与合同事项有关的批准文件；

　　7. 会议记录；

　　8. 联络信函、传真；

　　9. 联络数据电文；

　　10. 合同履行情况；

　　11. 合同涉诉材料。

　　上述1—5项为必归材料，6-10项如产生应当一并归档；如有解除合同的情况，合同解除的过程材料和结论材料一并归档；如发生合同纠纷，1-5项、11项为必归材料。

　　 注意以下情况：

　　1. 合同正本丢失，归档其复印件并加盖部门公章，在合同首页右上角标注“复印件”字样，备考表中说明情况；

　　2. 网签合同没有纸质版原件，需归档彩印版纸质合同并加盖部门公章，在合同首页右上角标注“复印件”字样，备考表中说明情况。

　　三、归档时间

　　2025年4月30日前完成移交。

　　四、归档流程和要求

　　1.立卷原则。合同档案按照“一案一卷”的方式立卷归档；

　　2.领取《备考表》。合同档案整理前电话预约后到档案馆领取；

　　3.合同材料排序。将每卷合同档案的卷内文件按上述归档材料的顺序排列；

　　4.编写页号。按要求排列后，用黑色水性笔或打号器在每页的右下角编写页号，编号时注意反正页有字和图表的页面都需编号，空白页不编号；卷内的编号为大流水，例如1，2，3……末页；

　　5.合同著录。将合同文件信息逐卷逐件著录到档案信息管理系统；

　　6.打印目录，填写《备考表》。在档案信息管理系统中打印《卷内文件目录》，《备考表》上经办人、审核人手写签字，并填写审核日期，本卷合同有特殊说明情况一并在《备考表》上记录（必归项没归档必须注明）；

　　7.立卷。每个案卷前加《卷内文件目录》，后附《备考表》，用夹子夹好，避免散落、混淆。

　　8.材料审核。移交时档案馆工作人员现场就档案材料齐全、完整、有效、有序，档案著录信息与实体档案信息一致等方面对合同材料进行审核，如不合格需重新修改、整理。

　　五、归档手续

　　在档案信息管理系统中打印《合同档案移交目录》，手写签字，填写日期，加盖公章，一式两份，和档案一并归档。

　　六、联系方式

　　联系人：周老师；

　　联系电话：82159075。